QUY TRÌNH THỰC HIỆN MỜI TÀI TRỢ CHO TỔ CHỨC
Mời tài trợ cho một tổ chức hay một chương trình, sự kiện là một việc không dễ nhưng cũng không quá khó để chúng ta không có thể làm được. Dưới đây là một số nguyên tắc chung trong mời tài trợ (Có thể áp dụng linh hoạt cho sự kiện, chương trình từ thiện hoặc thương mại) và quy trình chi tiết để mời tài trợ cho các chương trình tình nguyện.
- I. MỘT SỐ NGUYÊN TẮC CHUNG TRONG MỜI TÀI TRỢ
- 1. Xác định bản thân và tổ chức
Khi chuẩn bị hoặc tham gia mời tài trợ, cần xác định rõ TÔI LÀ AI?
Cái tôi ở đây chính là tổ chức mà tôi đại diện chứ không phải cái tôi cá nhân của bạn. Bạn phải hiểu tổ chức của mình như thế nào? Tổ chức đó đang cần gì? Điều đó cần thiết như thế nào?… Hiểu rõ mình là điều cơ bản, đầu tiên để bạn thuyết phục người khác hiểu và ủng hộ mình.
- 2. Đối tác của tổ chức là ai?
Đừng bao giờ lội qua một con suối nếu không biết nó nông – sâu
Sau khi hiểu tổ chức mình rồi, cần tìm hiểu kỹ về tổ chức và thông tin của người mà mình sẽ gặp. Việc hiểu rõ này sẽ giúp bạn chuẩn bị được 1 phong cách phù hợp và dễ dàng nói chuyện, tiếp cận với đối tác.
- 3. Làm rõ được mục tiêu và công việc cần trao đổi, giải quyết với đối tác
Trong quá trình làm việc, cần nắm rõ mục tiêu hướng tới khi làm việc với đối tác, nội dung công việc cần giải quyết. Hãy chuẩn bị những giải pháp cho những tình huống phát sinh của những vấn đề đó.
- 4. Nguyên tắc win – win
Luôn nhớ rằng, muốn nhận thì hãy cho đi. Không ai muốn làm điều gì mà họ cảm thấy bị thiệt thòi. Mình muốn gì? Đối tác cần gì? Mình có thể đáp ứng như thế nào?
- II. QUY TRÌNH THỰC HIỆN MỜI TÀI TRỢ
- 1. Lên checlist các hạng mục cần thiết
Để một chương trình hay sự kiện có thể diễn ra, bạn cần chuẩn bị hạng mục công việc và những thứ cần chuẩn bị. Sau khi có checklist, bạn có thể biết rõ cái mình cần, tổng chi phí để lên danh sách mời tài trợ. Phân loại tài trợ với các hình thức: tài trợ tiền mặt, tài trợ hiện vật và bảo trợ truyền thông.
- 2. Lập danh sách các nhà tài trợ tiềm năng
Sau khi có checklist, bạn cần lên danh sách nhà tài trợ tiềm năng sau sự phân chia trên. Thế nào là nhà tài trợ tiềm năng cho các chương trình từ thiện??? Đánh giá nhà tài trợ tiềm năng cho những chương trình từ thiện theo một số yếu tố sau:
– Người đứng đầu của tổ chức là một mạnh thường quân có quan tâm đến các hoạt động phát triển cộng đồng
– Doanh nghiệp mới phát triển cần nâng cao hình ảnh thông qua các hoạt động vì cộng đồng
– Doanh nghiệp, tổ chức có tên tuổi đã tham gia nhiều chương trình tài trợ, các hoạt động tài trợ của họ là thường niên, được lên kế hoạch tham gia hàng năm.
– Doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ được sử dụng trong chương trình ( liên quan đến nhà tài trợ hiện vật, tất nhiên họ cũng thuộc 3 đối tượng trên)
- 3. Tìm hiểu thông tin đối tác
Sau khi lên danh sách đối tác tiềm năng, cần tìm hiểu thông tin về đối tác. Tìm hiểu đối tác có thể thông qua người quen hoặc tìm thông tin qua internet. Dưới đây là những bước tìm hiểu thông tin đối tác qua internet.
Bước 1: Lên Google search tên công ty xem họ có website hay bất cứ thông tin gì có liên quan. Đừng vội click ngay vào ô có hiện website của họ, mà hãy nhìn hết một lượt xem xem có thông tin gì có thể liên hệ được với ai hay không.
Bước 2: Click vào ô Liên hệ để lấy thông tin, địa chỉ, email cùng số điện thoại chuẩn nhất có thể.
Bước 3: Click vào ô Hoạt động hay Tin tức để xem Doanh nghiệp đó hiện có tham gia hoạt động xã hội gì không hay đã tham gia những hoạt động nào???
Bước 4: Tìm hiểu kỹ lĩnh vực của Doanh nghiệp, xác định xem bạn sẽ xin gì từ họ? Tiền hay Vật phẩm hay cả hai?
Bước 5: Nhấc điện thoại lên và tiến hành tiếp cận doanh nghiệp.
Khi lấy thông tin doanh nghiệp qua người quen thì bạn vẫn cần tìm hiểu đầy đủ những thông tin trên.
- 4. Tiếp cận đối tác
Có rất nhiều cách tiếp cận đối với người tiếp nhận thông tin hoặc ra quyết định cuối cùng của đối tác như email, điện thoại, gặp trực tiếp… dù bạn tiếp cận qua cách thức nào thì vẫn cần đảm bảo được những điều sau:
– Giới thiệu rõ ràng và vắn tắt về bản thân
– Thể hiện sự am hiểu về đối tác
– Trình bày rõ ràng mong muốn/ ý định của mình
– Đưa ra được những quyền lợi hoặc những thứ đối tác có thể nhận được khi tham gia tài trợ
- A. Tiếp cận qua email
- 1. Những điểm cần lưu ý
- Nên gửi đích danh người nhận
- Không viết sai lỗi chính tả
- Triển khai ý nhanh, ngắn gọn, dễ hiểu
- Để lại số điện thoại, địa chỉ liên hệ, thông tin người gửi. Những thông tin này cần được gây sự chú ý bằng cách in nghiêng, tô đậm…
- Cần gợi mở vấn đề 1 cách khôn khéo
- Địa chỉ email phải là địa chỉ nghiêm túc. Tránh những tên như “ congchuanet@gmail.com” hoặc girlxinh@yahoo.com
- Không dùng emoticons
- Tóm tắt nội dung chính, phân đoạn rõ ràng, trang trọng
- Đính kèm thư ngỏ và những nội dung chi tiết (hạn chế nội dung email quá dài, lỗi font chữ)
- 2. Hình thức cụ thể
- Địa chỉ người nhận
- Chủ đề thư
Chủ đề thư cần nêu bật nội dung của thư + tên công ty được mời. Ví dụ: Thư mời tài trợ CT “Tết yêu thương”- NovaAds
- Phần nội dung
Phần nội dung gồm những điểm sau:
– Giới thiệu bản thân và tổ chức
– Giới thiệu về nội dung chương trình và đính kèm file hồ sơ mời tài trợ
– Để thông tin liên hệ (tên, sđt, email, yahoo, địa chỉ văn phòng (nếu có)…)
QUY TRÌNH THỰC HIỆN MỜI TÀI TRỢ CHO TỔ CHỨC
Mời tài trợ cho một tổ chức hay một chương trình, sự kiện là một việc không dễ nhưng cũng không quá khó để chúng ta không có thể làm được. Dưới đây là một số nguyên tắc chung trong mời tài trợ (Có thể áp dụng linh hoạt cho sự kiện, chương trình từ thiện hoặc thương mại) và quy trình chi tiết để mời tài trợ cho các chương trình tình nguyện.
- I. MỘT SỐ NGUYÊN TẮC CHUNG TRONG MỜI TÀI TRỢ
- 1. Xác định bản thân và tổ chức
Khi chuẩn bị hoặc tham gia mời tài trợ, cần xác định rõ TÔI LÀ AI?
Cái tôi ở đây chính là tổ chức mà tôi đại diện chứ không phải cái tôi cá nhân của bạn. Bạn phải hiểu tổ chức của mình như thế nào? Tổ chức đó đang cần gì? Điều đó cần thiết như thế nào?… Hiểu rõ mình là điều cơ bản, đầu tiên để bạn thuyết phục người khác hiểu và ủng hộ mình.
- 2. Đối tác của tổ chức là ai?
Đừng bao giờ lội qua một con suối nếu không biết nó nông – sâu
Sau khi hiểu tổ chức mình rồi, cần tìm hiểu kỹ về tổ chức và thông tin của người mà mình sẽ gặp. Việc hiểu rõ này sẽ giúp bạn chuẩn bị được 1 phong cách phù hợp và dễ dàng nói chuyện, tiếp cận với đối tác.
- 3. Làm rõ được mục tiêu và công việc cần trao đổi, giải quyết với đối tác
Trong quá trình làm việc, cần nắm rõ mục tiêu hướng tới khi làm việc với đối tác, nội dung công việc cần giải quyết. Hãy chuẩn bị những giải pháp cho những tình huống phát sinh của những vấn đề đó.
- 4. Nguyên tắc win – win
Luôn nhớ rằng, muốn nhận thì hãy cho đi. Không ai muốn làm điều gì mà họ cảm thấy bị thiệt thòi. Mình muốn gì? Đối tác cần gì? Mình có thể đáp ứng như thế nào?
- II. QUY TRÌNH THỰC HIỆN MỜI TÀI TRỢ
- 1. Lên checlist các hạng mục cần thiết
Để một chương trình hay sự kiện có thể diễn ra, bạn cần chuẩn bị hạng mục công việc và những thứ cần chuẩn bị. Sau khi có checklist, bạn có thể biết rõ cái mình cần, tổng chi phí để lên danh sách mời tài trợ. Phân loại tài trợ với các hình thức: tài trợ tiền mặt, tài trợ hiện vật và bảo trợ truyền thông.
- 2. Lập danh sách các nhà tài trợ tiềm năng
Sau khi có checklist, bạn cần lên danh sách nhà tài trợ tiềm năng sau sự phân chia trên. Thế nào là nhà tài trợ tiềm năng cho các chương trình từ thiện??? Đánh giá nhà tài trợ tiềm năng cho những chương trình từ thiện theo một số yếu tố sau:
– Người đứng đầu của tổ chức là một mạnh thường quân có quan tâm đến các hoạt động phát triển cộng đồng
– Doanh nghiệp mới phát triển cần nâng cao hình ảnh thông qua các hoạt động vì cộng đồng
– Doanh nghiệp, tổ chức có tên tuổi đã tham gia nhiều chương trình tài trợ, các hoạt động tài trợ của họ là thường niên, được lên kế hoạch tham gia hàng năm.
– Doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ được sử dụng trong chương trình ( liên quan đến nhà tài trợ hiện vật, tất nhiên họ cũng thuộc 3 đối tượng trên)
- 3. Tìm hiểu thông tin đối tác
Sau khi lên danh sách đối tác tiềm năng, cần tìm hiểu thông tin về đối tác. Tìm hiểu đối tác có thể thông qua người quen hoặc tìm thông tin qua internet. Dưới đây là những bước tìm hiểu thông tin đối tác qua internet.
Bước 1: Lên Google search tên công ty xem họ có website hay bất cứ thông tin gì có liên quan. Đừng vội click ngay vào ô có hiện website của họ, mà hãy nhìn hết một lượt xem xem có thông tin gì có thể liên hệ được với ai hay không.
Bước 2: Click vào ô Liên hệ để lấy thông tin, địa chỉ, email cùng số điện thoại chuẩn nhất có thể.
Bước 3: Click vào ô Hoạt động hay Tin tức để xem Doanh nghiệp đó hiện có tham gia hoạt động xã hội gì không hay đã tham gia những hoạt động nào???
Bước 4: Tìm hiểu kỹ lĩnh vực của Doanh nghiệp, xác định xem bạn sẽ xin gì từ họ? Tiền hay Vật phẩm hay cả hai?
Bước 5: Nhấc điện thoại lên và tiến hành tiếp cận doanh nghiệp.
Khi lấy thông tin doanh nghiệp qua người quen thì bạn vẫn cần tìm hiểu đầy đủ những thông tin trên.
- 4. Tiếp cận đối tác
Có rất nhiều cách tiếp cận đối với người tiếp nhận thông tin hoặc ra quyết định cuối cùng của đối tác như email, điện thoại, gặp trực tiếp… dù bạn tiếp cận qua cách thức nào thì vẫn cần đảm bảo được những điều sau:
– Giới thiệu rõ ràng và vắn tắt về bản thân
– Thể hiện sự am hiểu về đối tác
– Trình bày rõ ràng mong muốn/ ý định của mình
– Đưa ra được những quyền lợi hoặc những thứ đối tác có thể nhận được khi tham gia tài trợ
- A. Tiếp cận qua email
- 1. Những điểm cần lưu ý
- Nên gửi đích danh người nhận
- Không viết sai lỗi chính tả
- Triển khai ý nhanh, ngắn gọn, dễ hiểu
- Để lại số điện thoại, địa chỉ liên hệ, thông tin người gửi. Những thông tin này cần được gây sự chú ý bằng cách in nghiêng, tô đậm…
- Cần gợi mở vấn đề 1 cách khôn khéo
- Địa chỉ email phải là địa chỉ nghiêm túc. Tránh những tên như “ congchuanet@gmail.com” hoặc girlxinh@yahoo.com
- Không dùng emoticons
- Tóm tắt nội dung chính, phân đoạn rõ ràng, trang trọng
- Đính kèm thư ngỏ và những nội dung chi tiết (hạn chế nội dung email quá dài, lỗi font chữ)
- 2. Hình thức cụ thể
- Địa chỉ người nhận
- Chủ đề thư
Chủ đề thư cần nêu bật nội dung của thư + tên công ty được mời. Ví dụ: Thư mời tài trợ CT “Tết yêu thương”- NovaAds
- Phần nội dung
Phần nội dung gồm những điểm sau:
– Giới thiệu bản thân và tổ chức
– Giới thiệu về nội dung chương trình và đính kèm file hồ sơ mời tài trợ
– Để thông tin liên hệ (tên, sđt, email, yahoo, địa chỉ văn phòng (nếu có)…)
Amai's Blog 