- A. Tiếp cận qua điện thoại
- 1. Những điều cần lưu ý:
– Chuẩn bị nội dung thật ngắn gọn
– Gọi điện vào thời gian phù hợp (Tránh sáng thứ 2; nên gọi vào khoảng 9h – 10 h buổi sáng và 3h – 4h buổi chiều)
– Hỏi xem bây giờ họ có thể nói chuyện với mình được không, nếu không hãy hỏi họ xem có thể gọi lại vào lúc nào
– Bắt đầu cuộc gọi giới thiệu vắn tắt về bản thân
– Trình bày mong muốn/ ý định
– Xin địa chỉ email
– Xin một cuộc hẹn, nếu được nên đề nghị gặp mặt trực tiếp
Hướng dẫn cụ thể về trường hợp gặp phải
Trường hợp 1: bạn không biết gì về doanh nghiệp đó, nghĩa là không biết phòng ban nào sẽ giải quyết thủ tục mời tài trợ này.
Bạn là A, lễ tân hoặc tổng đài là B, nhân viên phụ trách tài trợ là
– Tổng đài: A lô, công ty ABC xin kính chào quý khách, vui lòng bấm số nội bộ hoặc bấm phím 0 để được trợ giúp…
– Bấm phím 0
– B: A lô, công ty ABC xin nghe
– A: Dạ. Em chào A/C. Em là phụ trách gây quỹ của chương trình Xyz ạ. Em muốn trao đổi về việc mời tham gia tài trợ chương trình, em có thể gặp ai được ạ?
– B: mời tài trợ hả em???
– A: Vâng ạ
– B: vậy chị sẽ chuyển máy sang phòng marketing cho em nhé
– A: Chị có thể cho em xin số máy lẻ của phòng marketing không ạ? (hỏi xin số máy lẻ để tiện cho những cuộc gọi sau)
– B: em bấm số máy công ty và bấm số máy lẻ 120 nhé
– A: Chị ơi, em có thể gặp ai ở phòng Marketing vậy chỉ nhỉ?
– B: em gặp chị Lan nhé
Sau khi bấm số máy lẻ hoặc được lễ tân chuyển máy giúp, các bạn nói chuyện trực tiếp với người phụ trách
– C: Alo…
– A: Alo đây có phải số chị Lan phòng Pr – Marketing không ạ???
– C: Đúng rồi Ai vậy…
– A: Vâng em chào chị. Em là Hiên, phụ trách gây quỹ của chương trình Xyz. Chương trình được tổ chức nhằm xóa bỏ rào cản của cộng đồng đối với bệnh nhân phong. Em muốn công ty ABC tài trợ cho chương trình, em cần làm theo những bước nào ạ???
– C: em gửi nội dung chương trình qua email để chị xem trước nhé…
– A: Vâng ạ. Chị cho em xin địa chị email của chị với ạ
– C: Lan@abc.com
– A: em đọc lại chị xem đã đúng chưa nhé: Lan@acb.com
– C: ừ đúng rồi em ạ
– A: chị có thể cho em xin số di động để có gì em liên lạc với chị cho tiện ạ
– Nếu họ cho thì lấy số, họ từ chối thì thôi.
– Cảm ơn họ rồi cúp máy, dặn họ:
– A: Chốc nữa chị check mail giùm em chị nhé…
Trường hợp 2: Biết người cần gặp là ai? Phòng ban nào giải quyết???
Trong trường hợp này bạn chỉ cần gọi lại check và bỏ qua khâu gọi cho Lễ tân.
- B. Gặp gỡ
- 1. Ngoại hình
– Ăn mặc gọn gàng, sạch sẽ
– Phù hợp với hình ảnh của tổ chức
– Phù hợp với mục đích tổ chức
– Thể hiện chăm chút vừa phải với bản thân
- 2. Phong thái
– Tự tin nhưng khiêm nhường
– Thể hiện sự tôn trọng với đối tác
– Biết cách thể hiện bản thân đúng lúc
- 3. Thuyết phục
– Bằng kiến thức/ sự am hiểu về một lĩnh vực nào đó
– Bằng sự nhạy bén/ năng động
– Bằng sự cầu thị/ ham học hỏi
– Bằng sự nhiệt tình/ sức trẻ, niềm đam mê
– Phải biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào
- 4. Lắng nghe
– Nên lắng nghe, quan sát > sự thật ngầm hiểu
– Đặt câu hỏi
– Bày tỏ thiện chí
– Hướng tới kết quả, mục đích rõ ràng
- 5. Duy trì mối quan hệ
– Mối quan hệ là tài sản quý giá nhất. Có thể họ không tài trợ cho chúng ta lúc này nhưng biết đâu lúc khác, họ sẽ tài trợ cho ta và ta cũng cần sự giúp đỡ của họ
– Phải có thiện chí xây dựng mối quan hệ và quan tâm thực sự đến đối tác
– Trong quá trình xin tài trợ cần:
– Khơi gợi tình tốt đẹp của tổ chức
– Đánh vào trách nhiệm xã hội của các công ty lớn mạnh
– Đối với những công ty mới thành lập hoặc có nhu cầu phát triển cao thì tập trung vào phần marketing
- I. NỘI DUNG CỦA HỒ SƠ MỜI TÀI TRỢ
- Thư ngỏ gửi Nhà tài trợ .
- Kế hoạch chương trình.
- Kế hoạch truyền thông
- Bản dự trù kinh phí
- Mức tài trợ và Quyền lợi Nhà tài trợ.
- CD có chứa Power Point tóm lược nội dung vận động tài trợ (có thì càng tốt).
- Bản giới thiệu về đơn vị tổ chức
- Các ấn phẩm tuyên truyền : Poster – banner –tờ rơi…
Một sai lầm mà chúng ta hay mắc phải khi đi xin tài trợ đó là không nắm rõ thông tin về tổ chức của họ cũng như các thông tin chi tiết kế hoạch chương trình. Do vậy, để tránh những sai sót đáng tiếc đó thì khi đi xin Tài trợ bạn cần phải nắm rỗ các thông tin sau:
- Tổ chức mà bạn đang hoạt động: Bạn phải giới thiệu rõ ràng và rành mạch mục đích hoạt động, cơ cấu tổ chức, quá trình hoạt động…
- Kê hoạch chương trình: Bạn phải học thuộc và nắm rõ được những chi tiết nhỏ nhất trong bản kế hoạch vì nếu không khi Nhà tài trợ hỏi mà bạn ấp úng thì họ sẽ đánh giá thấp tính chuyên nghiệp của bạn cũng như tổ chức của bạn.
- Bản dự trù kinh phí: Đây vấn đề mà Nhà tài trợ quan tâm nhất và cũng hay hỏi nhất, bạn phải hiểu được khoản tiến đó chi cho việc đó dùng để làm gì và phù hợp hay chưa, có thể hạ được không? nều bạn trả lời là à..à..ờ… ờ…bạn sẽ mất điểm ngay.
- Hồ sơ tài trợ nên đóng thành một tập theo thứ tự mô tả từ khái quát – chi tiết – cuối cùng mới tới phần show hàng (tức là show thành quả của đơn vị mình qua hình ảnh,…). Không nên gửi theo từng nhóm văn bản riêng.
- Thời gian đối tác gặp gỡ thường dành cho việc cơ quan, họp hành là Sáng thứ Hai và Chiều thứ Sáu. Nên chú ý hơn đến lịch của họ. Còn dân phụ trách kinh doanh thì càng bận bịu hơn, nên gợi ý việc họ cho phép mình hẹn DT hoặc trực tiếp vào lúc nào. Đi xin tài trợ thì chịu khó chạy bất kể thời gian nào .
Amai's Blog 